De 12th International Fluid Power Conference (12th IFK) zal van 12 tot 14 oktober 2020 on-line als virtueel evenement plaatsvinden. Een van de belangrijkste internationale conferenties in de fluid power sector gaat dus niet door als fysiek evenement in Dresden. Het IFK-team onder leiding van prof. Jürgen Weber gaat de uitdaging aan om een aantrekkelijk platform te bieden dat aan de behoeften van deelnemers voldoet.
Net voor de eerste evenementdatum in maart besloot het IFK-team om de 12th IFK uit te stellen tot 12 – 14 oktober 2020. Aanvankelijk was het idee om in Dresden een evenement met flexibele hygiëneconcepten te houden. In deze moeilijke tijd werd contact met sprekers en exposanten onderhouden om te zorgen voor een programma met meer dan honderd internationale deskundige bijdragen en een bijbehorende vakbeurs.
Enquête voor IFK
Hoewel enkele aan het Covid-19 virus gerelateerde beperkingen inmiddels zijn opgeheven, is de situatie in het najaar onvoorspelbaar en lijkt een ’tweede golf’ op elk moment mogelijk. Het organisatieteam besloot daarom de vorige deelnemers actief te betrekken bij het besluitvormingsproces door middel van een enquête.
In deze enquête uitte 49% van de ondervraagden bezorgdheid over een persoonlijk evenement vanwege reisbeperkingen door autoriteiten of bedrijven en gezondheidsrisico’s. 75% van de respondenten antwoordde dat ze in principe zouden overwegen om een on-line bijeenkomst bij te wonen. De organisatoren, de leerstoel Fluid-Mechatronic Systems Engineering aan de TU Dresden en de Fluid Power Association binnen de VDMA, namen vervolgens de beslissing om de IFK dit jaar als digitaal evenement.
“Helaas zouden de hygiëneconcepten die nodig waren voor de oorspronkelijke evenementenlocatie ons geen geschikte omgeving hebben opgeleverd”, zegt Prof. Weber. “Daarom hebben we gekozen voor een digitaal concept dat onder deze omstandigheden veel aantrekkelijker lijkt. De deelname en discussiecultuur aan virtuele evenementen dit jaar heeft mij positief verrast, zodat ik uitkijk vol verwachting naar de virtuele IFK.”
Webtool
Voor de digitale conferentie wordt een webtool gebruikt die het conferentiegevoel naar het kantoor van de deelnemer brengt. In principe is de tool gestructureerd als een echt conferentiecentrum en weerspiegelt het virtueel de typische conferentiedag.
Aan het begin van de conferentie melden de deelnemers zich aan en maken ze een individueel profiel aan. Daarna betreden ze de foyer, het centrale knooppunt van de conferentie en waar moderatoren hen live door het programma leiden. Hier vinden ze nuttige informatie zoals het actuele programma of de mogelijkheid om uw eigen individuele conferentiekalender te maken. Bovendien zijn vanaf hier de individuele vergaderruimten te bereiken.
Sprekers geven hun lezingen live via videostream, terwijl het publiek informatie kan uitwisselen via groeps-chat. Na afloop hebben de deelnemers de mogelijkheid om de sprekers vragen te stellen in de Speaker’s Corner. Ook is het mogelijk om vanuit de foyer over te stappen naar de digitale tentoonstelling. Bedrijven kunnen hier vrijelijk hun digitale beursstands ontwerpen en deze aankleden met bijvoorbeeld video’s, presentaties of brochures. Via een chatvenster kunnen deelnemers en exposanten direct met elkaar in contact komen of een afspraak maken voor een videochat.
Meer informatie, details van het programma en contactgegevens van de organisatoren zijn te vinden op de site van de 12th IFK.