Met SAP Fieldglass verstevigt Gasunie de grip op uitgaven voor externe services. De invoering hiervan past binnen de bredere optimalisatie van het total spend management bij het staatsbedrijf. Eerder nam Gasunie al SAP Concur in gebruik, voor een efficiëntere beheersing van de kostendeclaraties van medewerkers.
“We maken voor bijvoorbeeld het onderhoud aan de leidingen en onze IT-infrastructuur gebruik van externen”, vertelt Erik Grave, Application Manager SAP Ariba bij Gasunie. “Daarvoor hebben we een beperkt budget, want we werken als bedrijf efficiënt. De tarieven die we mogen rekenen voor gastransport zijn gereguleerd, terwijl investeringen nodig zijn om de kwaliteit van de infrastructuur te waarborgen. Bovendien moeten we de inkoop van externe dienstverlening vaak via aanbestedingstrajecten laten verlopen. Dat vraagt om een oplossing die deze zaken beheersbaar maakt.”
Van papier naar digitaal
In dat spanningsveld besloot Gasunie enkele jaren geleden de processen en infrastructuur rondom total spend management grondig te moderniseren. “Veel processen rondom bijvoorbeeld kostendeclaraties van medewerkers verliepen via papier”, zegt Grave. “SAP Concur zorgde voor efficiency en overzicht wat betreft die declaraties. En met SAP Ariba hebben we onze procurementprocessen meer gestroomlijnd.”
Efficiënter
De stap van Gasunie met de implementatie van SAP Fieldglass voor het beheer van servicesinkoop is niet zonder resultaat. “Bijvoorbeeld het facturatieproces van externe arbeidskrachten verloopt nu veel efficiënter”, aldus Grave. “Externen voeren zelf hun uren in. Op basis daarvan stelt het systeem automatisch een factuur op. Onze managers keuren nu, naast de gewerkte uren, ook meteen de totale factuur goed. Die nieuwe werkwijze scheelt veel tijd.”
Ook het inzicht in de externe kosten is verbeterd met de komst van SAP Fieldglass. “Ik kan nu heel snel zien welke kosten ik gemaakt heb en welk percentage van mijn budget resteert”, vertelt Inge Aardse, Manager Procurement bij Gasunie. “Papieren urenbriefjes zijn verleden tijd. Bovendien kunnen we rapportages draaien op de data in Fieldglass, voor een nog uitgebreider inzicht.”
Warmtenetten
Gasunie beheert en verzorgt de infrastructuur voor het transport en de opslag van aardgas, duurzaam groen gas en waterstofgas in Nederland en Noord-Duitsland. Op weg naar het ‘aardgasvrije’ 2050 richt Gasunie zich ook op het transport van warmte, dat via zogeheten warmtenetten kan worden vervoerd, en op de afvang en opslag van CO₂. Bij de splitsing van Gasunie in 2005, waarin de transport- en handelsactiviteiten van elkaar werden gescheiden, traden Shell, ExxonMobil en Energie Beheer Nederland uit Gasunie, en kwam de organisatie volledig in handen van de Nederlandse Staat. De handelsactiviteiten gingen over naar een andere onderneming, GasTerra.
Toekomstplannen
De ingebruikname van SAP Fieldglass is vergevorderd, maar nog niet helemaal afgerond. “In de toekomst willen we ook de servicesmodule van Fieldglass inzetten. Daarmee verbeteren we ook het zicht op de uitgaven aan dienstverleners die enkel manuren verkopen, zoals consultants”, besluit Grave.